e-Tax และ e-Receipt ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องตามกฎหมาย ลดต้นทุนธุรกิจ ยื่นภาษีง่ายขึ้น มาดูรายละเอียดกันเลย
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice)
คือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เป็นใบเสร็จที่ส่งเข้ามาทางอีเมล ได้รับการรับรองทางกฎหมายว่าใช้อ้างอิงกับสรรพากรในการยื่นภาษีได้ ลดความยุ่งยากในการกรอกใบกำกับภาษี ลดการจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ
ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt)
คือ ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ หรือเอกสารที่เป็นหลักฐานรับเงิน หรือรับชำระราคาจากผู้ขาย ผู้ให้เช่า ผู้รับเงิน หรือผู้รับชำระราคา เกิดจากการขายสินค้า หรือให้บริการของผู้ประกอบการที่จด VAT และผู้ประกอบการที่รับเงิน รับชำระเงิน ในรูปแบบ SBT
เนื่องจาก กรมสรรพากรสังกัดกระทรวงการคลัง ได้พัฒนาระบบการออกใบรับ/ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ แทนรูปแบบกระดาษ เพื่อส่งเสริม e-Commerce และดำเนินการภายใต้ พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 เพื่ออำนวยความสะดวกและลดขั้นตอนในการจัดทำ ใบกำกับภาษี รวมทั้งการนำส่งรายงานการทำธุรกรรมทางการเงิน และการนำส่งภาษีเมื่อมีการชำระเงินผ่านระบบ e-Payment อันจะช่วยลดระยะเวลา และขั้นตอนของภาคเอกชน ในการจัดทำเอกสาร และการชำระภาษี
โดยรวมแล้ว การนำระบบดังกล่าวมาใช้ในองค์กรจะช่วยให้ธุรกิจมีการจัดการด้านภาษีอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง ปฏิบัติตามกฎระเบียบ และประหยัดค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังสนับสนุนนโยบายของรัฐบาลในการส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัล ลดงานเอกสาร และปรับปรุงกระบวนการบริหารภาษีต่าง ๆ
อยากทำระบบ e-Tax เริ่มต้นอย่างไร ?
1. ประเมินความพร้อมในองค์กร
เนื่องจากต้องมีการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และจัดทำเอกสารต่าง ๆ ต้องตรวจสอบว่าระบบคอมพิวเตอร์ของทางผู้ใช้งาน พร้อมในการจัดทำหรือไม่ ทั้งด้านฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ ในการติดตั้ง และใช้งาน
2. จัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์
องค์กรต้องสมัครขอใช้ Digital Certificate จากหน่วยงานที่ออกใบรับรองดิจิทัลได้ เพื่อให้ผู้ใช้งานเกิดความเชื่อมั่นในการรับ และส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างกัน โดยบริษัทที่ออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certification Authority : CA) ต้องมีความน่าเชื่อถือ และต้องผ่านการรับรองจากกรมสรรพากร
3. ยื่นคำขอลงทะเบียน ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (บ.อ.01)
โดยยื่นคำขอเป็นผู้ประกอบการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ โดยการลงทะเบียน และตรวจสอบลายมือชื่อดิจิทัล โดยเข้าไปที่เว็บไซต์กรมสรรพากร https://etax.rd.go.th ดาวน์โหลดโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer
4. จัดทำ และนำส่ง
องค์กรต้องจัดทำข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ XML File (ขมธอ.3-2560)
และลงลายมือชื่่อดิจิทัล (Digital Signature) นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร ผ่านช่องทางอัปโหลด (Upload) สามารถนำส่งข้อมูลได้ 3 ช่องทาง ได้แก่ Upload , Host to Host และผู้ให้บริการนำส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Service Provider)
5. การเก็บรักษา
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ องค์กรต้องจัดเก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้องปลอดภัยตามที่กฎหมายกำหนด
กฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับ e-Tax
การใช้งานระบบ e-Tax Invoice และ e-Receipt ไม่ใช่แค่เรื่องของความสะดวกสบายหรือการลดต้นทุนเท่านั้น แต่ยังต้องสอดคล้องกับกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การจัดทำและส่งมอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่ยอมรับทั้งในเชิงกฎหมายและการตรวจสอบภาษีในอนาคต โดยมีกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง ดังนี้
🔹 พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544
เป็นกฎหมายหลักที่รองรับการใช้เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ โดยมีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับเอกสารที่ลงนามด้วยลายมือ และกำหนดให้การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) มีผลใช้ได้ตามกฎหมาย หากเป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนด
🔹 แนวทางจากกรมสรรพากร
กรมสรรพากรได้วางกรอบและมาตรฐานในการจัดทำและส่งมอบ e-Tax Invoice & e-Receipt ผ่าน เว็บไซต์ e-Tax ของกรมสรรพากร รวมถึงแบบฟอร์ม บ.อ.01 และมาตรฐานโครงสร้างไฟล์ XML (ตาม ขมธอ. 3-2560)
ทั้งนี้ ผู้ประกอบการต้องลงทะเบียนล่วงหน้าและใช้ Digital Certificate ที่ได้รับการรับรอง เพื่อความถูกต้องและปลอดภัยของข้อมูล
🔹 แนวปฏิบัติจาก สพธอ. (ETDA)
สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ สพธอ. เป็นหน่วยงานที่กำกับดูแลมาตรฐานความมั่นคงปลอดภัยของผู้ให้บริการ e-Tax ตามแนวทาง ขมธอ. 21-2562 ซึ่งเป็นข้อกำหนดสำหรับผู้ให้บริการที่ต้องการขอรับการรับรองระบบ โดยเน้นการควบคุมความปลอดภัย การเก็บรักษา และความพร้อมของระบบตามมาตรฐานสากล
🔹 หน่วยงานที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ
- Certification Authority (CA): องค์กรผู้ออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) ที่ต้องผ่านการรับรองจากกรมสรรพากร
- ผู้ให้บริการจัดทำและส่งมอบ e-Tax (Service Provider): ต้องผ่านการตรวจประเมินระบบความปลอดภัยและการจัดการข้อมูลตามมาตรฐานของ สพธอ.
รูปแบบการนำส่ง e-Tax กับกรมสรรพากรมีกี่แบบ?
เมื่อองค์กรหรือผู้ประกอบการพร้อมจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการ นำส่งข้อมูลให้กับกรมสรรพากร ซึ่งสามารถเลือกได้ 3 รูปแบบหลัก ตามความเหมาะสมของธุรกิจ ดังนี้
1. Upload (อัปโหลดผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร)
ผู้ใช้งานจัดเตรียมไฟล์ในรูปแบบ XML พร้อมลงลายมือชื่อดิจิทัล แล้วอัปโหลดผ่านเว็บไซต์ e-Tax Portal
ข้อดี:
-
เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก-กลาง
-
ไม่ต้องลงทุนด้านระบบมาก
-
ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน
ข้อเสีย:
-
ต้องอัปโหลดไฟล์ด้วยตนเองทุกครั้ง
-
ไม่เหมาะกับธุรกิจที่มีปริมาณเอกสารจำนวนมาก
-
ต้องจัดการระบบจัดเก็บและสำรองข้อมูลเอง
2. Host to Host (เชื่อมต่อระบบโดยตรง)
เป็นการเชื่อมต่อระบบของผู้ประกอบการกับระบบของกรมสรรพากรโดยตรงแบบอัตโนมัติ ส่งข้อมูลผ่าน API หรือ Web Service ได้ทันทีเมื่อออกเอกสาร
ข้อดี:
-
เหมาะกับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีปริมาณเอกสารมาก
-
ประหยัดเวลา ลดขั้นตอนงานเอกสาร
-
ความปลอดภัยสูง และควบคุมการทำงานได้ทั้งหมด
ข้อเสีย:
-
ต้องมีการลงทุนด้านระบบ IT สูง
-
ต้องมีทีมพัฒนาระบบ (Programmer/IT) ประสานงานกับกรมสรรพากร
-
ใช้เวลาในการทดสอบระบบและผ่านการตรวจสอบก่อนใช้งานจริง
3. ผ่านที่ปรึกษาหรือผู้ให้บริการ
ส่งข้อมูลผ่านบริษัทผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรองจากกรมสรรพากรและ สพธอ. โดยผู้ให้บริการจะดูแลกระบวนการจัดทำ ลงลายเซ็น และส่งเอกสารแทนองค์กร
ข้อดี:
-
เหมาะกับทุกขนาดธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจที่ไม่มีทีม IT
-
ลดภาระงานและความผิดพลาด
-
ได้มาตรฐานตาม ขมธอ. 21-2562
-
มีบริการเสริม เช่น การจัดเก็บเอกสาร และรายงานการใช้งาน
ปรึกษาเรื่องระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt กับ ACinfotec
เรามีความมั่นใจในบริการที่ครอบคลุม ทั้งในด้านการให้คำปรึกษา ประเมินความพร้อม และแนะนำแนวทางดำเนินการให้สอดคล้องตามข้อเสนอแนะมาตรฐาน ฯ ฉบับ ขมธอ. 21-2562 แก่ผู้ที่ประสงค์ยื่นขอรับการรับรองเป็นผู้ให้บริการ e-Tax Invoice และ e-Receipt เพื่อปรับกระบวนการและลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ไปจนถึงการเตรียมความพร้อมก่อนการตรวจประเมินเพื่อรับการรับรองระบบตาม ขมธอ. 21-2562 กับ สพธอ. ซึ่งมีวัตถุประสงค์ตรวจประเมินการรักษาความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศสำหรับผู้ให้บริการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษา e-Tax Invoice และ e-Receipt รวมถึงการฝึกอบรมทีมงาน ซึ่งจะมีทีมที่ปรึกษาที่จะช่วยดูแล ปรับปรุง พัฒนา อย่างต่อเนื่อง
**ข้อมูล Regulator : https://www.etda.or.th/th/contact/faq/e-Tax-Invoice-e-Receipt.aspx
อ่านลดหย่อนภาษีง่ายและปลอดภัยด้วย e-Tax เพิ่มเติม
หากท่านสนใจบริการ หรือต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมสามารถติดต่อฝ่ายขาย ACinfotec ได้ที่
Email: sales@acinfotec.com หรือโทร 02-670-8980-3
